Regulamin wyboru wykonawców usług świadczonych na rzecz Stowarzyszenia Opieki Paliatywno-Hospicyjnej im. bł. ks. Kazimierza Sykulskiego w Rudzie Białaczowskiej
I POSTANOWIENIA OGÓLNE
§1
1. Dla podejmowania ekonomicznie uzasadnionych decyzji przy zawieraniu umów na świadczenie usług na rzecz Stowarzyszenia wprowadza się zasady wyboru Wykonawców:
− Tryb Przetargowy
− Konkurs Ofert.
2. Prezes Stowarzyszenia odpowiedzialnego za realizację przedmiotu postępowania składa wniosek do Zarządu o wybór trybu Wyłonienia Wykonawcy Usług.
3. Zarząd w formie uchwały decyduje o trybie wyłonienia Wykonawcy świadczonych usług.
§2
Ilekroć w niniejszym regulaminie pojawiają się niżej podane określenia, rozumieć przez nie należy: 1. Zamawiający – należy przez to rozumieć Stowarzyszenia Opieki Paliatywno-Hospicyjnej im. bł. ks. Kazimierza Sykulskiego w Rudzie Białaczowskiej.
2. Oferent – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o wykonawstwo świadczenia usługi i złożyła ofertę.
3. Cena wygórowana – cena nieuczciwa, rażąco nieekwiwalentna, zawyżona w stosunku do ekonomicznej wartości oferowanego świadczenia.
4. Komisja – Komisja Wyboru Wykonawców Usług
Komisja Wyboru Wykonawców Usług
§3
1. Członkowie Komisji każdorazowo powoływani są Uchwałą Zarządu.
2. Komisja liczy 3 osoby.
3. Przewodniczącym Komisji jest Prezes Stowarzyszenia.
II TRYB PRZETARGOWY
Zasady ogłoszenia przetargu
§4
1. Wszczęcie postępowania przetargowego odbywa się poprzez zatwierdzenie przez Zarząd ogłoszenia.
2. Ogłoszenie o przetargu powinno zawierać:
a) nazwę i siedzibę ogłaszającego przetarg,
b) miejsce, termin i tryb składania ofert,
c) miejsce i termin otwarcia ofert,
d) informację o rodzaju usług będących przedmiotem przetargu,
e) informację o koniecznych do złożenia wraz z ofertą dokumentach,
f) zastrzeżenie o możliwości unieważnienia przetargu bez podania przyczyny.
3. Termin przetargu należy wyznaczyć tak, aby pomiędzy datą jego ogłoszenia, a terminem składania ofert upłynęło co najmniej 14 dni.
§5
1. Ogłoszenie przetargu powinno ukazać się na:
– stronie internetowej Stowarzyszenia tj. www.hospicjumsykulski.pl.
2. Sposób przygotowania oferty oraz dokumenty, które należy dołączyć do oferty są określane przez Zarząd i udostępniane na stronie internetowej Stowarzyszenia.
Złożenie oferty przetargowej
§6
1. Oferty należy składać w siedzibie Stowarzyszenia. Prezes Stowarzyszenia potwierdza otrzymanie oferty.
2. Oferty dla swej ważności muszą być podpisane przez oferenta / osobę fizyczną lub osobę albo osoby uprawnione do reprezentowania oferenta będącego osobą prawną lub jednostki organizacyjnej nie posiadającej osobowości prawnej.
3. Oferty powinny być zarejestrowane i przechowywane w warunkach zapewniających stan nienaruszony do ich otwarcia.
Zasady przeprowadzania przetargu
§7
1. W postępowaniu przetargowym nie mogą występować w imieniu Zamawiającego ani też wykonywać czynności związanych z przetargiem osoby, które:
a) pozostają w związku małżeńskim albo w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej pierwszego stopnia, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej drugiego stopnia albo są związani z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z oferentem, jego zastępcą prawnym lub członkami władz osób prawnych ubiegających się o wykonawstwo robót,
b) pozostają z Oferentem w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnioną wątpliwość, co do ich bezstronności.
2. W razie stwierdzenia faktu złożenia oferty przetargowej przez osobę lub osoby spokrewnione z Członkiem Komisji, Członek ten podaje Komisji informację o wyłączeniu się z udziału w przebiegu dalszych prac Komisji.
3. Złożenie jednej oferty jest warunkiem wystarczającym do odbycia przetargu, jednak w przypadku gdy Komisja stwierdzi, iż oferowane ceny są wygórowane Komisja może przetarg zamknąć bez rozstrzygnięcia.
4. Komisja ma prawo unieważnić przetarg na każdym etapie bez podania przyczyny.
5. Przetarg przeprowadzany jest dla nieograniczonej liczby oferentów jako trzyetapowe postępowanie:
a) etap pierwszy – otwarcie ofert,
b) etap drugi – weryfikacja poprawności ofert,
c) etap trzeci – negocjacje z ograniczeniem do maksymalnie trzech najkorzystniejszych ofert.
Etap pierwszy
Komisja przy udziale oferentów podejmuje następujące czynności:
a) stwierdza prawidłowość ogłoszenia przetargu,
b) ustala liczbę złożonych ofert,
c) stwierdza prawidłowość złożenia ofert (terminowość wpływu ofert, prawidłowość wpłaty wadium oraz zabezpieczenie kopert),
d) dokonuje otwarcia prawidłowo złożonych ofert,
e) odczytuje zaproponowane składniki oferty,
f) spisuje protokół z otwarcia ofert.
Etap drugi
1. Komisja weryfikuje poprawność otwartych ofert.
2. Komisja dokonuje oceny wszystkich zaoferowanych składników.
3. Komisja wybiera do trzeciego etapu nie więcej niż trzy najkorzystniejsze oferty.
4. Oferenci, których oferty nie zostały zakwalifikowane do etapu negocjacji powiadamiani są w formie elektronicznej na wskazany w ofercie adres mailowy.
5. Komisja spisuje protokół z drugiego etapu przetargu.
Etap trzeci
1. Oferenci zakwalifikowani do etapu negocjacji powiadamiani są w formie pisemnej na min 5 dni roboczych przed terminem przeprowadzenia negocjacji.
2. Negocjacje prowadzone są w formie pisemnej – jednorazowego złożenia ostatecznych składników oferty:
3. Komisja odczytuje zaproponowane składniki oferty
4. Spisuje protokół z negocjacji cenowych.
III KONKURS OFERT
Zasady ogłaszania konkursu
§8
1. Przewodniczący Komisji przedkłada w wersji elektronicznej na stronie internetowej zaproszenie firm do składania ofert wraz ze szczegółowym zakresem zamówienia oraz terminem złożenia.
2. Oferty należy składać w siedzibie Stowarzyszenia w zaklejonych kopertach opisanych w następujący sposób: „Oferta na usługi……….”, dane oferenta, miejsce i rodzaj usługi opisane w zapytaniu ofertowym.
3. Oferta musi być podpisana przez oferenta.
4. Komisja dokonuje otwarcia ofert w obecności jednego z członków Zarządu.
5. Komisja podejmuje decyzję o wyłonieniu wykonawcy.
6. Przewodniczący Komisji przedkłada Zarządowi Stowarzyszenia do zatwierdzenia Protokół z wyboru wykonawcy usługi.
§9
Regulamin wchodzi w życie z dniem 31.05.2024r.
